Umowa o poufności i ochronie danych

1. Administrator danych

Medical Logistics Europe (EURL), 204 Avenue de Colmar, 67100 Strasbourg, France, SIRET 103 690 046 00018, reprezentowana przez zarządzającego, jest administratorem danych. Kontakt w sprawach dotyczących danych: contact@mleurope.fr, +33 (0)3 66 66 58 97.

2. Gromadzone dane

• Formularz zapytania o wycenę i portal „Oferty odkupu”: tożsamość (nazwisko, imię, stanowisko), służbowe dane kontaktowe (e-mail, telefon), placówka (nazwa, adres, telefon, strona internetowa), opis urządzeń (producent, model, rok, numer seryjny, liczniki, stan, dostępność), przekazane zdjęcia i dokumenty, wiadomości, hasło (przechowywane w postaci skrótu), preferencje (język, powiadomienia), jednorazowe kody logowania (w postaci skrótu), zaufane urządzenia.
• Strefa klienta: imię i nazwisko, adres e-mail, skrót hasła, język, wprowadzone oznaczenia urządzeń.
• Dostęp logistyczny przez link: skrót hasła linku, wprowadzone oznaczenia i komentarze.
• Portal sprzedającego: imię, nazwisko i dane kontaktowe zaproszonej osoby, karty urządzeń, zdjęcia i dokumenty.
• Dla wszystkich portali: adresy IP, przeglądarka, daty i przeglądane strony, dziennik logowań i działań, wersja i data akceptacji niniejszych warunków.

Nie wolno przekazywać żadnych danych dotyczących pacjentów. Metadane zdjęć (geolokalizacja, urządzenie) są usuwane przy odbiorze.

3. Cele

• Odpowiadanie na zapytania o wycenę i przygotowywanie ofert odkupu.
• Zarządzanie kontami i dostępami, uwierzytelnianie użytkowników i zabezpieczanie Usługi (uwierzytelnianie dwuskładnikowe, ograniczenie prób, rejestrowanie).
• Zapewnienie śledzenia logistycznego powierzonych urządzeń i informowanie klientów.
• Ocena urządzeń, w tym za pomocą usługi automatycznej analizy zdjęć i opisów.
• Powiadamianie użytkowników e-mailem o dotyczących ich zdarzeniach (kody, zmiany statusu, potwierdzenia).
• Utrzymywanie relacji handlowej, wypełnianie obowiązków prawnych MLE i obsługa wniosków o realizację praw.

4. Podstawy prawne

Wykonanie działań przedumownych i umowy (zapytanie o wycenę, oferta, śledzenie logistyczne); prawnie uzasadniony interes MLE w zabezpieczeniu Usługi, zapobieganiu oszustwom i zarządzaniu relacją handlową; wypełnianie obowiązków prawnych (księgowość, odpowiedzi organom); zgoda na opcjonalne powiadomienia, którą użytkownik może wycofać w każdej chwili w swoich preferencjach.

5. Okresy przechowywania

• Konta „Oferty odkupu” i strefy klienta: do usunięcia konta przez użytkownika lub MLE, a następnie natychmiastowe usunięcie lub anonimizacja danych osobowych.
• Zapytania o wycenę, urządzenia, zdjęcia i dokumenty: przez czas trwania relacji handlowej i trzy lata po ostatnim kontakcie; dane niezbędne do udokumentowania transakcji są przechowywane przez ustawowy okres przedawnienia.
• Dziennik logowań i działań (adresy IP, przeglądarka): trzynaście miesięcy; dziennik otwarć dostępów logistycznych: dwanaście miesięcy.
• Kody logowania: od dziesięciu do trzydziestu minut; zaufane urządzenia: trzydzieści dni; linki dostępu: do ich wygaśnięcia lub unieważnienia.
• Przekazane pliki nieprzypisane do zapytania: czterdzieści osiem godzin.
• Akceptacje niniejszych warunków: pięć lat po zakończeniu relacji, bez adresu e-mail po usunięciu konta.

6. Odbiorcy i podmioty przetwarzające

Dane są dostępne dla upoważnionego personelu MLE. Są przetwarzane przez następujące podmioty przetwarzające, związane umową: OVH SAS (hosting strony i bazy danych, Unia Europejska); usługa sztucznej inteligencji do analizy zdjęć i opisów urządzeń (zdjęcia i opisy są przekazywane bez tożsamości użytkownika; dostawca ten może mieć siedzibę poza Unią Europejską, w takim przypadku przekazanie jest zabezpieczone standardowymi klauzulami umownymi Komisji Europejskiej); usługa wysyłki e-maili do powiadomień.

Dane mogą być przekazywane organom, gdy wymaga tego prawo. Nie są sprzedawane ani przekazywane osobom trzecim w celach handlowych.

7. Twoje prawa

Przysługuje Ci prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych i sprzeciwu, a także prawo do wycofania zgody i określenia dyspozycji dotyczących losu Twoich danych po śmierci. Prawa te realizuje się pod adresem contact@mleurope.fr lub listownie na powyższy adres; może być wymagany dowód tożsamości. Odpowiedź w ciągu miesiąca.

Użytkownicy portalu „Oferty odkupu” samodzielnie modyfikują swoje dane kontaktowe (strona „Moje dane”) i preferencje.

8. Usunięcie konta

Użytkownik portalu „Oferty odkupu” może usunąć swoje konto ze strony „Moje konto”, po potwierdzeniu hasłem i kodem otrzymanym e-mailem. Usunięcie powoduje: wykasowanie konta, kodów i zaufanych urządzeń; usunięcie zdjęć i dokumentów przekazanych z portalu; anonimizację jego tożsamości i wiadomości w zapytaniach o wycenę; usunięcie jego karty kontaktu, jeśli nie jest powiązana z żadną inną operacją, w przeciwnym razie anonimizację jego danych osobowych.

Dane placówki (osoba prawna) i zanonimizowane zapytania o wycenę są zachowywane. Przed wykasowaniem adresu wysyłany jest e-mail z potwierdzeniem. MLE dokonuje takiego samego usunięcia, na wniosek, dla kont pozostałych portali.

9. Bezpieczeństwo

MLE wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne: szyfrowanie transmisji (HTTPS), hashowanie haseł i kodów, uwierzytelnianie dwuskładnikowe, ograniczenie prób, rejestrowanie, kontrolę dostępu według ról, szyfrowane kopie zapasowe, usuwanie metadanych zdjęć, politykę bezpieczeństwa treści. W przypadku naruszenia ochrony danych mogącego powodować wysokie ryzyko dla Twoich praw zostaniesz poinformowany zgodnie z przepisami.

10. Wzajemna poufność informacji handlowych

Informacje handlowe wymieniane za pośrednictwem Usługi (zapytania, wyceny, oferty odkupu, ceny, warunki, stan urządzeń, informacje logistyczne, listy pakowania) są poufne. Każda ze stron zobowiązuje się wykorzystywać je wyłącznie na potrzeby planowanej lub zawartej relacji, nie ujawniać ich osobom trzecim bez pisemnej zgody drugiej strony i chronić je z taką samą starannością jak własne informacje poufne, przez czas trwania relacji i trzy lata po jej zakończeniu.

Nie dotyczy to informacji publicznych, już znanych stronie otrzymującej lub zgodnie z prawem otrzymanych od osoby trzeciej, ani informacji, których ujawnienia wymaga prawo lub organ.

11. Reklamacje i kontakt

W sprawie wszelkich pytań lub reklamacji dotyczących Twoich danych: contact@mleurope.fr lub Medical Logistics Europe, 204 Avenue de Colmar, 67100 Strasbourg, France. Jeśli po skontaktowaniu się z nami uznasz, że Twoje prawa nie są przestrzegane, możesz wnieść skargę do francuskiego organu ochrony danych (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, Francja, www.cnil.fr.

Niniejsza umowa może być aktualizowana; obowiązująca wersja, oznaczona numerem i datą, jest przedstawiana do akceptacji przy następnym logowaniu.