Accord de confidentialité et protection des données

1. Responsable du traitement

Medical Logistics Europe (EURL), 204 Avenue de Colmar, 67100 Strasbourg, France, SIRET 103 690 046 00018, représentée par son gérant, est responsable du traitement. Contact pour toute question relative aux données : contact@mleurope.fr, +33 (0)3 66 66 58 97.

2. Données collectées

• Formulaire de demande de cotation et portail « Offres de reprise » : identité (nom, prénom, fonction), coordonnées professionnelles (e-mail, téléphone), établissement (nom, adresse, téléphone, site web), description des équipements (fabricant, modèle, année, numéro de série, compteurs, état, disponibilité), photographies et documents transmis, messages, mot de passe (conservé sous forme hachée), préférences (langue, notifications), codes de connexion à usage unique (hachés), appareils de confiance.
• Espace client : nom, adresse e-mail, mot de passe haché, langue, références saisies sur les équipements.
• Accès logistique par lien : mot de passe haché du lien, références et commentaires saisis.
• Portail prospect : nom et coordonnées du contact invité, fiches d'équipements, photographies et documents.
• Pour tous les portails : adresses IP, navigateur, dates et pages consultées, journal des connexions et des actions, version et date d'acceptation des présentes conditions.

Aucune donnée relative à des patients ne doit être transmise. Les métadonnées des photographies (géolocalisation, appareil) sont supprimées à la réception.

3. Finalités

• Répondre aux demandes de cotation et établir des offres de reprise.
• Gérer les comptes et accès, authentifier les utilisateurs et sécuriser le Service (double authentification, limitation des tentatives, journalisation).
• Assurer le suivi logistique des équipements confiés et en informer les clients.
• Évaluer les équipements, y compris à l'aide d'un service d'analyse automatisée des photographies et des descriptifs.
• Notifier les utilisateurs par e-mail des événements les concernant (codes, changements de statut, accusés de réception).
• Tenir la relation commerciale, respecter les obligations légales de MLE et gérer les demandes d'exercice des droits.

4. Bases légales

L'exécution de mesures précontractuelles et du contrat (demande de cotation, offre, suivi logistique) ; l'intérêt légitime de MLE à sécuriser le Service, prévenir la fraude et gérer sa relation commerciale ; le respect d'obligations légales (comptabilité, réponse aux autorités) ; le consentement pour les notifications facultatives, que l'utilisateur peut retirer à tout moment dans ses préférences.

5. Durées de conservation

• Comptes « Offres de reprise » et espace client : jusqu'à la suppression du compte par l'utilisateur ou par MLE, puis suppression ou anonymisation immédiate des données personnelles.
• Demandes de cotation, équipements, photographies et documents : pendant la relation commerciale et trois ans après le dernier contact ; les données nécessaires à la preuve des transactions sont conservées le temps de la prescription légale.
• Journal des connexions et des actions (adresses IP, navigateur) : treize mois ; journal des ouvertures des accès logistiques : douze mois.
• Codes de connexion : dix à trente minutes ; appareils de confiance : trente jours ; liens d'accès : jusqu'à leur expiration ou leur révocation.
• Pièces transmises et non rattachées à une demande : quarante-huit heures.
• Acceptations des présentes conditions : cinq ans après la fin de la relation, sans adresse e-mail après suppression du compte.

6. Destinataires et sous-traitants

Les données sont accessibles au personnel habilité de MLE. Elles sont traitées par les sous-traitants suivants, liés par contrat : OVH SAS (hébergement du site et de la base de données, Union européenne) ; un service d'intelligence artificielle pour l'analyse des photographies et des descriptifs d'équipements (les photographies et descriptions sont transmises sans l'identité de l'utilisateur ; ce prestataire peut être établi hors de l'Union européenne, auquel cas le transfert est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne) ; un service d'envoi d'e-mails pour les notifications.

Les données peuvent être communiquées aux autorités lorsque la loi l'exige. Elles ne sont ni vendues ni cédées à des tiers à des fins commerciales.

7. Vos droits

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, de portabilité de vos données et d'opposition, ainsi que du droit de retirer votre consentement et de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès. Ces droits s'exercent à contact@mleurope.fr ou par courrier à l'adresse ci-dessus ; une preuve d'identité peut être demandée. Réponse dans un délai d'un mois.

Les utilisateurs du portail « Offres de reprise » modifient eux-mêmes leurs coordonnées (page « Mes coordonnées ») et leurs préférences.

8. Suppression du compte

L'utilisateur du portail « Offres de reprise » peut supprimer son compte depuis la page « Mon compte », après confirmation par mot de passe et code reçu par e-mail. La suppression entraîne : l'effacement du compte, des codes et des appareils de confiance ; la suppression des photographies et documents transmis depuis le portail ; l'anonymisation de son identité et de ses messages dans les demandes de cotation ; la suppression de sa fiche de contact si elle n'est liée à aucune autre opération, sinon l'anonymisation de ses données personnelles.

Les données de l'établissement (personne morale) et les demandes de cotation anonymisées sont conservées. Un e-mail de confirmation est envoyé avant l'effacement de l'adresse. MLE procède à la même suppression, sur demande, pour les comptes des autres portails.

9. Sécurité

MLE met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées : chiffrement des échanges (HTTPS), hachage des mots de passe et des codes, double authentification, limitation des tentatives, journalisation, contrôle d'accès par rôle, sauvegardes chiffrées, suppression des métadonnées des photographies, politique de sécurité des contenus. En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque élevé pour vos droits, vous en serez informé conformément à la réglementation.

10. Confidentialité réciproque des informations commerciales

Les informations commerciales échangées via le Service (demandes, cotations, offres de reprise, prix, conditions, état des équipements, informations logistiques, packing lists) sont confidentielles. Chaque partie s'engage à ne les utiliser que pour les besoins de la relation envisagée ou conclue, à ne pas les divulguer à des tiers sans accord écrit de l'autre partie et à les protéger avec le même soin que ses propres informations confidentielles, pendant la durée de la relation et trois ans après.

Ne sont pas concernées les informations publiques, déjà connues de la partie qui les reçoit ou reçues licitement d'un tiers, ni celles dont la communication est exigée par la loi ou une autorité.

11. Réclamation et contact

Pour toute question ou réclamation relative à vos données : contact@mleurope.fr ou Medical Logistics Europe, 204 Avenue de Colmar, 67100 Strasbourg, France. Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr.

Le présent accord peut être mis à jour ; la version en vigueur, identifiée par son numéro et sa date, est présentée pour acceptation à la connexion suivante.